Tous les assistants Microsoft utilisent aussitôt Teams comme seul et unique outil de communication et de travail en collaboration. Retour sur l’adaptation de cet outil maison.

Microsoft vient de finir le passage interne de Skype Entreprise vers Teams, à l’issue d’une évolution de quatre mois dissimulant plus de 180 000 employés. Tous les membres du personnel utilisent sitôt l’application collaborative maison pour les besoins de communication, ce qui inclue aussi bien le chat que les appels ou les réunions. « C’est vraiment la bascule la plus agile que nous ayons jamais faite sur un si grand nombre d’utilisateurs », a assuré Pouneh Kaufman, responsable de programme chez Microsoft. « En transférant toutes les communications et le travail en collaboration sur Teams, les employés de Microsoft n’ont désormais besoin que d’une seule et même interface pour toutes leurs tâches. Nous pouvons actuellement nous focaliser sur le prochain grand objectif, qui est de faire en sorte que tout le monde sache utiliser ce hub unique pour le travail en équipe. »

Membre de la division qui a mené la migration, M. Kaufman a expliqué qu’un « petit groupe » d’employés et de fournisseurs supplémentaires doivent encore migrer, en attendant que certains pays « débloquent » les outils de communication cloud comme Teams.

Entre 25 000 et 40 000 migrations à chaque vague

« L’intégration de nos applications business dans les équipes diminue le va-et-vient que nos employés doivent faire pour réaliser leur travail », a ajouté M. Kaufman. « Nous faisons en sorte que nos employés n’aient pas à quitter Teams pour créer une présentation PowerPoint, collaborer avec un autre ingénieur sur du code, suivre une formation, réserver une navette sur le campus ou consulter le menu du café local. » Selon Mohammed Anas Shaikh, responsable de programme ayant mené le défilé technique de Teams, la migration s’est faite division par division, afin de synchroniser les salariés les plus susceptible de collaborer entre eux. Plus précisément, entre 25 000 et 40 000 personnes ont accompli la modification au cours de chacune des six vagues, la dernière s’étant terminée début mars.

« Nos ingénieurs de service ont passé beaucoup de temps à approuver les critères d’éligibilité et les scripts », développe M. Shaikh. « Quand est venu le temps de déployer les éléments techniques derrière la migration, c’était donc bien plus simple. » Pouneh Kaufman a aussi indiqué qu’un « vaste effort de planification a été fait pour faciliter le changement » parmi le personnel, avec des activités telles que les « Mardis Teams » ainsi que des vidéos pratiques. « Nous avons préparé des manuels d’accompagnement, décroché l’appui des dirigeants, envoyé des tonnes de messages d’information pratique sur toutes les plateformes imaginables », a-t-il articulé. « Nous avions plus de 1 300 ambassadeurs issus d’équipes de toute l’entreprise, ainsi que des partenaires commerciaux qui nous ont aidés à mobiliser les gens et à les engager. »

Un plan de gouvernance mis en place

Mohammed Anas Shaikh a étalé qu’avant de passer à la migration, les équipes ont eu à parcourir deux étapes essentielles. Il a fallu d’abord à charger l’add-in Teams dans Outlook, acceptant ainsi de planifier les réunions à partir de tous les points finaux de la messagerie. Ultérieurement, Microsoft a dû préparer et mettre en œuvre un plan de gouvernance pour assister les employés à améliorer Teams dès son adaptation. « Certaines personnes pensaient qu’elles devaient utiliser l’application web en tant qu’invités pour rejoindre les réunions sur Skype Entreprise », expose M. Shaikh. « Nous leur avons montré qu’ils pouvaient directement utiliser le client Skype Entreprise dans ce genre de cas. »

Depuis la mise à niveau, M. Kaufman assure que la qualité des appels a augmenté. « Maintenant que nous sommes tous sur Teams, nous avons atteint notre objectif de n’avoir qu’un seul hub pour le travail d’équipe », termine-il. « Il sera intéressant d’observer les effets sur notre productivité. »